Бухгалтер для кофейни и мини-кафе — РРО, алкоголь, кадры под ключ
Бариста, поставки зерна, винная карта, ПРРО с фискализацией каждого латте — я знаю каждый шаг без сюрпризов от ГНС. без сюрпризов.
Кому подходит
Классические кофейни с посадочными местами
Классические кофейни с посадочными местами
Take-away кофейни и кофемобили
Take-away кофейни и кофемобили
Мини-кафе с кофейней и выпечкой
Мини-кафе с кофейней и выпечкой
Спешелти кофейни с обжаркой зерна
Спешелти кофейни с обжаркой зерна
Про эту специализацию
Кофейня — это бизнес с тремя «красными» темами одновременно: обязательный РРО с 2022 года, потенциально лицензия на алкоголь (вино, игристое, ликёры) и кадры бариста с МЗП 8 647 грн. Ошибка в любой из них — штраф от 17 до 86 тыс. грн. Я веду учёт для кофеен от 2-3 столиков до сети 5 точек — знаю, как легально работать с минимальной налоговой нагрузкой.
Кофейня в 2026 году — это бизнес под минимум тремя регуляторами: ГНС (РРО и ЕН), Госпродпотребслужба (лицензия на алкоголь и санитарные нормы) и Гоструда (оформление бариста). Ошибка в любой точке — штраф. РРО обязателен с 2022 года, лицензия на алкоголь стоит 8 000 грн/год (Постановление КМУ №1187), за неоформленного бариста — 86 470 грн (10 МЗП). Я веду учёт для кофеен с 2018 года: настраиваю ПРРО Checkbox с интеграцией Poster, готовлю документы на алкогольную лицензию, оформляю кадры и веду полный документооборот. За всё время ни одного клиента не зацепила проверка Госпродпотребслужбы или Гоструда.
Можно ли продавать вино без лицензии на алкоголь?
Нет. Любая продажа алкоголя (вино, игристое, ликёры в кофе) требует лицензии. Стоимость — 8 000 грн/год (Постановление КМУ №1187). Без лицензии — штраф 17 294 грн (2 МЗП) и изъятие товара.
РРО — отдельный чек на каждый латте?
Да. Каждый расчёт с клиентом (наличные или карта) = фискальный чек ПРРО. Интегрирую Checkbox с POS-системой кафе (Poster, Posterall) — чек формируется автоматически из рецептуры.
Бариста на стажировке без зарплаты — это законно?
Нет. Любой работник в вашем штате (даже «на пробу 3 дня») должен быть оформлен с МЗП. За неоформленного — 86 470 грн штрафа.
Поставщик зерна не даёт налоговую накладную — что делать?
На Г3 (5%) без НДС — это некритично. На Г3 (3% с НДС) — это потеря входящего НДС. На ООО — обязательно искать НДС-поставщиков.
КВЭДы для вашей отрасли
Правильный КВЭД — основа легальной деятельности. Если в выписке из ЕГР отсутствует нужный код, вы фактически оказываете услуги, на которые не зарегистрированы.
| Код | Название и применение | Рекомендация |
|---|---|---|
| 56.10 | Деятельность ресторанов, предоставление услуг мобильного питания Основной КВЭД для кофейни с посадочными местами и кофемобиля. Разрешает продажу напитков, выпечки, лёгких блюд. | Основной |
| 56.30 | Обслуживание напитками Отдельный КВЭД для баров и кофеен с акцентом на напитки (в том числе алкогольные). Нужен при продаже вина/коктейлей. | Основной |
| 47.11 | Розничная торговля в неспециализированных магазинах продуктами Если параллельно продаёте зерно/чай в упаковке take-away как товары. | дополнительный |
| 47.81 | Розничная торговля с лотков продуктами Для кофемобилей и ярмарочных точек. | дополнительный |
| 10.83 | Производство чая и кофе Если обжариваете зерно сами (микроростер) и продаёте другим заведениям. | дополнительный |
Какую группу единого налога выбрать
Выбор группы — самое влиятельное решение для ваших налогов. Ошибка обходится в 10–40% лишних платежей в месяц.
Г2 — фиксированный платёж
НЕ подходит кофейне с алкоголем. Возможно для безалкогольной take-away.
4 496,44 грн/мес
- Фиксированная сумма
- До 10 наёмных
- Запрещена продажа алкоголя на Г1-2
- Запрещён корпоратив (кейтеринг)
- Лимит 7 211 598 грн/год
Г3 — 5%
Классическая кофейня с алкоголем или без, с оборотом до 10 млн/год.
5% + 1 902,34 ЕСВ + 1% ВС
- Разрешён алкоголь с лицензией
- Корпоративы без ограничений
- Лимит 10 091 049 грн/год
- Не возвращается входящий НДС — переплата при высоких НДС-расходах
ООО на ЕН 3% с НДС
Сеть 3+ точек или кофейня в ТРЦ с НДС-арендой.
3% + 20% НДС отдельно (минус входящий)
- Возвращается входящий НДС (аренда, поставки)
- Можно несколько учредителей и дивиденды
- Нет личной ответственности
- Месячная декларация по НДС
- Дивиденды 9% НДФЛ + 5% ВС
РРО и лицензирование
ПРРО обязателен — интегрирую с Poster POS
Каждый расчёт с клиентом (наличные, карта, Apple Pay) = фискальный чек ПРРО. Интеграция Checkbox с Poster позволяет формировать чек автоматически с рецептурой каждого напитка. Штраф за работу без ПРРО — 100% от суммы операции в первый раз, 150% повторно.
Исключение: Исключений для заведений питания нет.
Лицензия на алкоголь — 8 000 грн/год
Любая продажа алкогольных напитков (вино, игристое, ликёры, виски) требует лицензии Госпродпотребслужбы. Стоимость 8 000 грн/год (Постановление КМУ №1187), срок получения 10 рабочих дней. Без лицензии — штраф 17 294 грн (2 МЗП) и изъятие товара. Без алкоголя — лицензия не нужна.
Сколько налогов — реальные примеры
Расчёты по актуальным ставкам 2026: МЗП 8 647 грн, ЕСВ 1 902,34 грн, ВС 864,70 грн.
Кофейня take-away без алкоголя — Г3 (5%)
Доход: 300 000 грн/мес
Без алкоголя, 2 бариста-наёмных на МЗП, ПРРО Checkbox + Poster.
Кофейня с вином в ТРЦ — ООО ЕН 3% с НДС
Доход: 600 000 грн/мес
Аренда в ТРЦ 80 000 грн/мес с НДС, поставщики на НДС — возврат 65 тыс/мес.
Типичные ошибки и как их избежать
Это реальные ситуации, с которыми предприниматели этой отрасли обращаются ко мне на восстановление учёта.
Продажа вина без алкогольной лицензии
Штраф 17 294 грн (2 МЗП) + изъятие товара + запрет деятельности до получения лицензии.
Или полный отказ от алкоголя, или получение лицензии за 10 рабочих дней. Готовлю документы.
Бариста «на стажировке» без оформления
Проверка Гоструда — 86 470 грн штрафа за каждого.
Любой работник в штате — трудовой договор с МЗП 8 647 грн с первого дня.
ПРРО не интегрирован с Poster — чеки пробивают вручную
Непереданный чек = 1 020 грн штрафа. При 150 чеков/день — 153 000 грн/сутки теоретического штрафа.
Интеграция Checkbox с Poster через API. Чек формируется автоматически из рецептуры.
Кофейня на Г2 продаёт алкоголь
Запрет ЕН Г1-2 для торговли алкоголем — переход на общую систему принудительно + штраф.
С алкоголем — только Г3 (5%) или ООО. Г2 без алкоголя.
Наличные с выручки не сдаются в банк, остаётся свыше 50 000 грн/день
Нарушение лимита НБУ — штраф 25% от суммы превышения.
Веду учёт ежедневной наличной выручки. Инкассация в банк при приближении к лимиту.
Что изменилось в 2026 для вашей отрасли
Слежу за всеми изменениями и вовремя адаптирую учёт клиентов.
МЗП 8 647 грн
Зарплата бариста — минимум 8 647 грн + ~5 460 грн зарплатных налогов = ~14 107 грн затрат на одного.
НДС для ФЛП свыше 1 млн грн
Большинство кофеен с выручкой 100 000+ грн/мес попадут под НДС. Готовлю переход на ООО или регистрацию плательщиком НДС заранее.
Что входит в работу
Связанные услуги
ФЛП — единый налог
Вся отчётность для ФЛП 1, 2 и 3 группы — без стресса, дедлайнов и штрафов. Вы занимаетесь бизнесом, я — документами.
Рестораны и кафе
Бухгалтерия для ресторанов и кафе — от открытия с нуля до ежедневного учёта с учётом специфики HoReCa.
Настройка РРО / ПРРО с нуля
Подключаем РРО или ПРРО с нуля — регистрация в ГНС, настройка программы, интеграция с эквайрингом и обучение кассира. Готово за 1-3 дня.
Часто задаваемые вопросы
Какая группа ЕН для кофейни?
Г3 5% — в 90% случаев. Г2 не подходит, если вы продаёте алкоголь (запрещено на Г1-2 с 2021 года). ООО на ЕН 3% с НДС — для сети или при аренде в ТРЦ с НДС-договором.
Нужна ли лицензия на алкоголь?
Да, если продаёте любой алкоголь: вино, игристое, шампанское, ликёры, виски-кофе. Лицензия стоит 8 000 грн/год. Выдаётся Госпродпотребслужбой за 10 рабочих дней. Я готовлю документы.
РРО обязателен с первого дня?
Да. С 2022 года любое заведение питания с наличными или карточными расчётами = ПРРО с первого чека. ПРРО Checkbox — 0 грн установки.
Как оформить бариста?
Трудовой договор с МЗП 8 647 грн. Зарплатные налоги на одного: ЕСВ 22% + ВС 5% + НДФЛ 18% = ~14 100 грн общих затрат на бариста с МЗП. Если платите больше — больше и налогов.
Учёт молока, зерна, сиропов — как вести?
На Г3 без НДС — упрощённый товарный учёт (поступление + списание). На ООО — полноценный с карточками складского учёта. Я веду через Poster (POS) — он автоматически списывает продукты по рецептуре каждого напитка.
Сколько стоит ведение кофейни у вас?
От 1 500 грн/мес для соло-кофейни с 1-2 бариста и без алкоголя. 2 500-4 000 грн/мес для кофейни с алкоголем и 3+ работниками. 5 000+ для сети 3+ точек. Первая консультация бесплатна.
Что будет, если ГНС проведёт контрольную закупку без ПРРО?
Кофейня — самый частый объект контрольных закупок в HoReCa. Инспектор приходит как обычный клиент, покупает кофе + круассан за 150 грн, ждёт фискальный чек. Если чека нет — протокол на месте. Штраф за работу без ПРРО — 100% от суммы операции первый раз, 150% повторно (Закон №265). При обороте 80 000 грн/мес за год неоформленных продаж доначисление выходит 960 000 грн штрафа. Если ФЛП вообще не зарегистрировано — дополнительно 86 470 грн (10 МЗП) за незарегистрированный доход + 18% НДФЛ + 5% ВС за весь период + штраф 25% (первый раз) или 50% (повторно). За неоформленного бариста — ещё 86 470 грн. ФЛП Г3 (5%) + ПРРО Checkbox (бесплатно) + официальный бариста на МЗП — это 8 000–14 000 грн/мес налогов и полная легальная защита. Контрольную закупку проходим без единого шанса для протокола.
Что ещё посмотреть
Другие отрасли
Бухгалтер для IT-фрилансера и IT-компании
Иностранные клиенты, валюта, сложные договора — и при этом нулевые проблемы с ГН…
Бухгалтер для врача и частной клиники
Лицензия МОЗ, РРО, пациенты-юридические лица, страховые компании — медицинская п…
Бухгалтер для интернет-магазина и маркетплейса
Rozetka, Prom, Instagram-магазин или собственный сайт — продаёте онлайн? Я знаю …
Поговорить
Первый разговор — без обязательств. Рассказываете о бизнесе, я говорю, как могу помочь.
Написать в Telegramпн–пт · 09:00–18:00 · Киев
Отвечаю в рабочее время, в тот же день.
Написать или позвонить
Расскажите о бизнесе — отвечу сегодня.