Відновлення бухгалтерського обліку ФОП або ТОВ — це повна реконструкція звітності та первинних документів за період, коли облік не вівся, вівся з помилками, або був втрачений (пожежа, звільнення бухгалтера, втрата файлів). Це не косметичний ремонт — це часто 1–6 місяців роботи з ризиком донарахувань і штрафів від ДПС. Цей гід — пошаговий план відновлення, ціни, ризики, чек-лист на 30/60/90 днів.
Що таке відновлення обліку і коли воно потрібне?
Відновлення обліку — це не «швидко все підлатати». Це юридично коректне відтворення:
- Усіх первинних документів (накладні, акти, рахунки) за відсутній період
- Усіх декларацій (ЄП, ПДВ, прибуток, ЄСВ, 4ДФ) — з самовиправленням або уточнювальними
- Усіх реєстрів (книга обліку доходів і витрат, реєстр податкових накладних, журнал господарських операцій)
- Фінзвітності (для ТОВ) за відсутні періоди
Типові тригери для відновлення:
| Ситуація | Скільки часу займає | Орієнтовна ціна (грн) |
|---|---|---|
| Бухгалтер пішов, забрав бази 1С/документи | 1–3 місяці | 15 000 – 80 000 |
| Втрачені первинні документи (пожежа, вода) | 2–4 місяці | 25 000 – 120 000 |
| ФОП самостійно вів облік 6+ місяців, прийшов лист з ДПС | 1–2 місяці | 10 000 – 50 000 |
| ТОВ без обліку 1+ рік (нерегулярна діяльність) | 3–6 місяців | 60 000 – 300 000 |
| Готуємось до планової перевірки ДПС | 2–4 тижні (експрес) | 20 000 – 60 000 |
Етапи відновлення обліку: від інвентаризації до сдачі звітності
- Аудит наявних даних (тиждень 1) — що є, чого немає, період відсутності. Запит до банку (виписки), до контрагентів (акти звірок), до ДПС (картка платника).
- Реконструкція первинки (тижні 2–4) — отримання дублікатів накладних від постачальників, відновлення актів і рахунків через ваших клієнтів, договори в електронному вигляді через Vchasno.Корп.
- Внесення в облікову систему (тижні 3–6) — паралельно з реконструкцією. M.E.Doc / 1С / iFin — оборотки за кожен місяць.
- Звірка з ДПС (тиждень 6) — у Електронному кабінеті порівняти ваші розрахунки з даними ДПС (особливо ПДВ-кредит з ЄРПН).
- Подача уточнюючих декларацій (тиждень 7–8) — за всі періоди, де є розбіжності.
- Сплата донарахувань і штрафів — самовиправлення = штраф 3% від донарахування (vs 25-50% якщо знайде ДПС).
- Закриття періоду — фінальне погодження сальдо з ДПС, отримання довідки про відсутність заборгованості.
Скільки коштує відновлення обліку ФОП і ТОВ у 2026?
Ціна залежить від трьох факторів: обсяг операцій, період відсутності обліку, наявність первинки.
ФОП Г3 без найманих, 1 рік без обліку:
- До 50 операцій/міс — 15 000–25 000 грн (8–10 робочих днів бухгалтера)
- 50–200 операцій/міс — 25 000–50 000 грн (2–3 тижні)
- 200+ операцій/міс — 50 000–100 000 грн (1–2 місяці)
ТОВ на загальній системі, 1 рік без обліку:
- До 100 операцій/міс — 40 000–80 000 грн
- 100–500 операцій/міс — 80 000–150 000 грн
- 500+ операцій/міс + ПДВ + найм — 150 000–300 000 грн
Окремо — штрафи від ДПС, якщо ви запізно виявили помилки. При самовиправленні штраф 3% від донарахування (стаття 50 ПКУ). Якщо ДПС знайде сама — 25% перший раз, 50% повторно.
План відновлення — чек-лист на 30 / 60 / 90 днів
Перші 30 днів (стабілізація)
- Замовити в банку виписки за весь період (зазвичай безкоштовно через інтернет-банк)
- Запросити в ДПС роздруківку платежів і нарахувань (форма J1340304)
- Зробити інвентаризацію наявних паперових документів
- Звʼязатися з 10 топ-контрагентами для акту звірки
- Найняти бухгалтера або фірму під відновлення (не плутати з поточним веденням)
Дні 31–60 (реконструкція)
- Отримати дублікати втрачених первинних документів від постачальників
- Відновити книгу обліку доходів і витрат за всі місяці (для ФОП)
- Відновити журнал господарських операцій (для ТОВ)
- Звірити ПДВ-кредит з ЄРПН (для платників ПДВ)
- Підготувати чернетки уточнюючих декларацій
Дні 61–90 (закриття)
- Подати уточнюючі декларації за всі періоди
- Сплатити донарахування + штраф 3% (самовиправлення)
- Отримати від ДПС довідку про відсутність заборгованості
- Налаштувати поточне ведення обліку (M.E.Doc, Vchasno, постійний бухгалтер)
Відновлення податкового обліку vs бухгалтерського — у чому різниця?
Це два різні процеси:
- Податковий облік — для ДПС. Декларації, реєстри ПДВ, КУДіВ для ФОП. Метета — правильно нарахувати податки.
- Бухгалтерський облік — для управління і фінзвітності (ТОВ). План рахунків, проводки, оборотно-сальдова. Мета — показати реальний фінансовий стан.
ФОП ведуть тільки податковий облік (книгу доходів). ТОВ — обидва паралельно. Якщо у вас ТОВ і вам «треба відновити облік» — уточніть обидва типи у виконавця, інакше отримаєте лише декларації без управлінської картинки.
Відновлення документів ФОП після втрати — алгоритм
Якщо документи фізично знищені (пожежа, вода, крадіжка):
- Зафіксуйте факт втрати — заява в поліцію, акт від пожежної служби, фото пошкоджень.
- Повідомте ДПС — лист у вільній формі з копіями підтверджуючих документів. Це не «вибачає» вас, але показує добросовісність.
- Запросіть дублікати у контрагентів — за статтею 9 Закону про бухгалтерський облік контрагенти зобовʼязані надати дублікати протягом 30 днів.
- Виписки з банку — основа реконструкції. Зазвичай зберігаються в банку 10+ років.
- Електронні документи в Vchasno / Дiя.Підпис / поштах — відновлюються повністю.
Якщо ваш бухгалтер «пропав» — окрема покрокова стаття: бухгалтер пропав — що робити. Базові поняття штрафів — у що таке пеня і штраф.