Бухоблік кафе, ресторану, кав'ярні чи пабу — це не просто «вести ФОП на спрощенці». Це облік алкоголю по штрих-коду, технологічні карти на кожну страву, списання боїв і вагових втрат, чайові офіціантів, ліцензії, нічна РРО, інвентаризація на кінець місяця. Я веду таких клієнтів з 2003 року — від маленької кав'ярні на 4 столи до ресторанів з нічним меню і алкогольним поверхом. Нижче — повна методика, як саме виглядає правильно поставлений облік закладу харчування у 2026 році, з усіма ставками, КБК, дедлайнами і типовими помилками.
Яку систему оподаткування обрати кафе/ресторану
Ключове рішення на старті. Від нього залежить, чи зможете ви продавати алкоголь, скільки платитимете податків, чи можна найняти більше 10 офіціантів і чи має сенс відкривати ТОВ.
| Система | Кому підходить | Податки | Алкоголь | Наймані |
|---|---|---|---|---|
| ФОП 2 група | Кав'ярня без алкоголю, до 7,2 млн обороту, до 10 співробітників | 1 729,40 ЄП + 864,70 ВЗ + 1 902,34 ЄСВ = 4 496,44 грн/міс | Заборонено (роздрібна торгівля алкоголем) | до 10 |
| ФОП 3 група (5%) | Кав'ярня з пивом, кафе на доставку, кейтеринг | 5% від обороту + ВЗ 1% + ЄСВ 1 902,34 | Заборонено (роздрібний продаж алкоголю на ФОП обмежений за ст. 291.5.1.3 ПКУ) | до 10 |
| ФОП загальна | Перевищили ліміт ЄП | ПДФО 18% від чистого + ВЗ 5% + ЄСВ 1 902,34 | Дозволено з ліцензією | без обмежень |
| ТОВ спрощена 3 група | Ресторан з алкогольним меню | 5% від обороту або 3% + ПДВ | Дозволено з ліцензією | без обмежень |
| ТОВ загальна з ПДВ | Великий ресторан, мережа, оборот >20 млн | Податок на прибуток 18% + ПДВ 20% | Дозволено | без обмежень |
Чому 99% ресторанів — це ТОВ, а кав'ярні — ФОП
Алкогольна ліцензія для ФОП — окрема історія: фактично роздрібний продаж алкоголю на спрощеній системі неможливий, оскільки ст. 291.5.1.3 ПКУ забороняє виробництво, експорт, імпорт, продаж підакцизних товарів (крім роздрібного продажу палива в обсязі до 20 л і пива до 5% алкоголю — і це теж зі змінами 2025-2026 років, перевіряйте з бухгалтером перед запуском).
Якщо ваш заклад — це лише кава, десерти, сніданки і обіди — підходить ФОП 2 група (з лімітом обороту 7 211 598 грн/рік). Якщо плануєте алкогольне меню (вино, коктейлі, спирт) — це ТОВ + алкогольна ліцензія. Третій варіант — формат «кав'ярня + крафтове пиво до 5%», який і досі викликає спори з ДПС.
Кухня + бар + кальянна — РРО/ПРРО обов'язковий
Заклади громадського харчування — без винятків. Будь-яке готівкове прийняття коштів від клієнта (готівка, картка, оплата через термінал, переказ на ФОП-рахунок з призначенням «оплата за послугу») оформлюється фіскальним чеком через РРО або ПРРО. Це вимога Закону №265/95-ВР і пп. 296.10 ПКУ.
| Зона | Чи потрібен РРО/ПРРО | Особливості |
|---|---|---|
| Кухня (приготування) | Ні | Розрахунки з постачальниками без РРО |
| Зал кафе | Так | Чек на кожен розрахунок з гостем |
| Бар | Так | Окремий ПРРО на бар-кас. систему (опціонально) або інтеграція з POS |
| Доставка | Так | Кур'єр з мобільним ПРРО АБО фіскальний чек з ресторану з пробивом до видачі |
| Кальянна | Так | Тютюнова ліцензія, окрема каса бажана |
| Кейтеринг (юрособи) | Так, якщо є готівковий розрахунок | Безготівковий розрахунок зі сторони клієнта-юрособи — без РРО |
ПРРО vs класичний касовий апарат — що обрати у 2026
ПРРО (Програмний РРО) — це безкоштовний застосунок від ДПС або платні сервіси (Checkbox, Poster, iiko). Працює з планшета чи смартфона. Найвигідніший варіант для малого закладу: нульова вартість обладнання, чеки з QR-кодом, інтеграція з POS-системою.
Класичний касовий апарат (Datecs, Maria) — потрібен лише там, де є нестабільний інтернет або великі потоки клієнтів (понад 200 чеків/день), коли ПРРО може «гальмувати».
Складський облік продуктів — найскладніша частина
Це те, чого 90% початківців взагалі не ведуть, і що пізніше стає причиною податкових донарахувань. Складський облік у HoReCa включає 5 окремих рухів продуктів:
- Прихід (закупка) — товар від постачальника по накладній. Фіксуємо в обліковій системі: найменування, кількість, вага, ціна за од., загальна сума, постачальник, дата.
- Списання у виробництво — продукти зі складу йдуть на кухню для приготування страв. Списується по технологічній карті (рецептурі).
- Реалізація готових страв — клієнт замовив страву → автоматично списуються інгредієнти зі складу за калькуляційною картою.
- Втрати, бій, природний убуток — окремий акт списання. Норми бою для овочів — до 5%, для фруктів — до 3%, для м'яса — 1-2%.
- Інвентаризація — фактичний перерахунок раз на місяць (мінімум) і коректування облікових даних. Виявлені нестачі — або стягуються з матеріально-відповідальної особи, або списуються (з ризиком ПДФО).
Технологічні карти — серце ресторанного обліку
Технологічна (калькуляційна) карта — це офіційний документ на кожну позицію меню з переліком інгредієнтів, нормами закладки (брутто/нетто), виходом готової страви, енергетичною цінністю. Затверджується керівником закладу.
Без техкарти ви не можете:
- Розрахувати собівартість страви для калькуляції ціни
- Автоматично списати інгредієнти зі складу при продажу
- Довести під час перевірки Держпродспоживслужби, що страва відповідає заявленому складу і вазі
- Контролювати кухаря (чи не «йде» продукт «наліво»)
Програми для складського обліку: Poster (від 600 грн/міс), iiko (від 1 500 грн/міс), SmartTouch POS, стара добра Б-52 (для великих ресторанів). Інтегруються з ПРРО, банком, постачальниками.
Облік алкоголю, тютюну і ліцензії
Алкоголь — найжорсткіше регульована категорія в HoReCa. Закон №481/95-ВР, ст. 15-17, плюс єдина державна електронна система обігу алкоголю (е-Акциз) з 2025 року.
Ліцензії на 2026
| Ліцензія | Вартість (рік) | Куди подавати |
|---|---|---|
| Роздрібна торгівля алкогольними напоями | 8 000 грн | ДПС за місцем розташування |
| Роздрібна торгівля тютюновими виробами | 2 000 грн | ДПС за місцем розташування |
| Роздрібна торгівля рідинами для електронних сигарет | 780 грн | ДПС |
| Роздрібна торгівля пальним (для генератора) | 2 000 грн | ДПС |
Ліцензія — на кожну точку окремо. Тобто якщо у вас два заклади — платіть 16 000 грн за алкоголь і 4 000 грн за тютюн. Подача — електронно через Електронний кабінет, термін розгляду — 10 робочих днів.
Правила обліку алкоголю
- Кожна пляшка — з акцизною маркою. Без марки — конфіскація + штраф.
- Облік по штрих-коду — при закупці і при продажу пляшки скануєте код. Дані надходять в систему е-Акциз ДПС.
- Розлив за келиханами — обов'язковий калібрований мірний посуд. Норма розливу зазначається в техкарті коктейлю.
- Бій пляшок — складається акт у присутності матеріально-відповідальної особи + барменa, фото осколків. Без акту = вважається продажем без РРО.
- Перевірки ДПС і Держпродспоживслужби — раз на квартал точно (для алкогольних закладів). Перевіряють наявність ліцензії, відповідність меню реєстраціям, нічну реалізацію алкоголю (заборонена з 23:00 до 10:00 у багатьох областях).
Собівартість страв і фудкост — головна метрика ресторану
Фудкост (food cost) — це відношення собівартості сировини до продажної ціни страви. Найважливіший показник прибутковості. Норми по галузі:
- Кав'ярня (кава + випічка): 15-20%
- Бар (коктейлі): 18-22%
- Кафе fast-casual: 28-32%
- Ресторан середнього сегменту: 28-35%
- Преміум ресторан: 32-38%
- Піцерія: 25-30%
Як правильно рахувати собівартість
Береться повна закупочна вартість інгредієнтів по техкарті + норма витрат на упаковку (контейнер, серветка, паличка) + відсоток списання на бій. НЕ враховуються: зарплата кухаря, оренда, комунальні (це окремі статті в P&L).
Зарплати офіціантів, чайові, ЄСВ
Це окрема велика тема, бо ресторан — це бізнес з найбільшою плинністю кадрів і найбільш складною структурою оплати: ставка + відсоток + чайові.
Як оформляти офіціантів і кухарів у 2026
- Тільки офіційне працевлаштування — трудовий договір або ГПХ (підряд). Штраф за неоформленого працівника у 2026 = 86 470 грн (10 МЗП).
- Мінімальна зарплата — не нижче 8 647 грн (МЗП 2026). Якщо менше — штраф 25 941 грн за кожного працівника.
- ПДФО 18% + ВЗ 5% — утримуються із зарплати найманого. Тобто з нарахованих 8 647 грн працівник отримує на руки 8 647 − 1 556,46 (ПДФО) − 432,35 (ВЗ) = 6 658,19 грн.
- ЄСВ 22% — нараховується «зверху» зарплати, платить роботодавець. На 8 647 грн → 1 902,34 грн ЄСВ. Не вираховується із зарплати!
- Об'єднана звітність (1ДФ + ЄСВ) — квартально, до 10-го числа місяця після кварталу.
Чайові — як обліковувати у 2026
Чайові отримані готівкою прямо від клієнта офіціанту — формально дохід офіціанта, з якого він має задекларувати і сплатити ПДФО 18% + ВЗ 5%. На практиці більшість працює «з білого нуля». Це сіра зона.
Чайові через POS або електронні сервіси (Tabasco, TipTop, QR-код на чеку) — проходять через рахунок закладу. У такому випадку:
- Якщо заклад одразу видає чайові офіціанту як «винагороду до зарплати» — нараховується ПДФО 18% + ВЗ 5% + ЄСВ 22%.
- Якщо передається офіціанту як «чисто чайові» через окрему статтю — спрощений механізм, але потребує внутрішнього положення про обіг чайових.
Кафе vs кав'ярня vs ресторан — особливості
Кав'ярня (coffee shop)
Формат: кава, чай, десерти, мінімальне меню. Площа 30-100 м². 1-4 співробітники. Без алкоголю (або тільки бокаловий вермут/просеко по спецдозволу).
- Оптимальна форма: ФОП 2 група
- Програма: Poster Mini (700 грн/міс)
- РРО/ПРРО: ПРРО Checkbox або від ДПС
- Перший рік витрат: ≈55 000 грн (без обладнання). Деталі у моєму гіді бухгалтерія для кав'ярні і міні-кафе.
Кафе (full-service)
Формат: повне меню (сніданки, обіди, вечері). Часто пиво/вино. Площа 80-250 м². 5-15 співробітників.
- Оптимальна форма: ТОВ на 3 групі (5%) якщо є алкоголь, ФОП 2 група якщо без
- Програма: Poster Pro або iiko
- РРО/ПРРО: обов'язково, бажано окремо на зал і на доставку
Ресторан
Формат: складне меню, повна алкогольна карта, банкети, кейтеринг. Площа 150+ м². 15-50+ співробітників.
- Оптимальна форма: ТОВ на загальній системі з ПДВ
- Програма: iiko, Servio, R-Keeper
- РРО/ПРРО: окремі апарати на бар, ресепшен, доставку
- Облік: повний бухгалтер у штаті або профіль на аутсорсі
Піцерія
Формат: піца на місці + доставка. Часто без алкоголю. 5-12 співробітників.
- Оптимальна форма: ФОП 2 або 3 група
- Особливість: висока частка доставки → потрібен мобільний ПРРО для кур'єрів
Ключові дедлайни і КБК для закладу харчування
| Платіж | Сума 2026 | Періодичність | КБК |
|---|---|---|---|
| ЄП Г2 | 1 729,40 грн/міс | до 20-го авансом | 18050400 |
| ЄП Г3 (5%) | 5% від обороту | до 19-го після кварталу | 18050500 |
| ЄСВ за себе | 1 902,34 грн/міс | щокварталу до 19-го | 71040000 |
| ЄСВ за робітників | 22% від нарахованого, мін 1 902,34 | щомісяця до 20-го | 71010000 |
| ПДФО з зарплат | 18% | день виплати ЗП | 11010100 |
| ВЗ з зарплат | 5% | день виплати ЗП | 11011000 |
| Алкоголь ліцензія | 8 000 грн/рік | раз на рік до закінчення | 22013000 |
Усі поточні дедлайни і нагадування — в моєму бухгалтерському календарі. Якщо хочете передати облік мені на аутсорсинг — деталі на сторінці бухгалтерські послуги для ресторанів і кафе. Для розуміння всіх нюансів ресторанної бухгалтерії — почніть з бухгалтер для ресторану, а якщо плануєте доставку через сайт — обов'язково прочитайте ФОП інтернет-магазин і РРО 2026.