ГАЛУЗЬ

Бухгалтер для кав’ярні і міні-кафе — РРО, алкоголь, кадри під ключ

Бариста, постачання зерна, винна карта, ПРРО з фіскалізацією кожного латте — я знаю кожен крок без сюрпризів від ДПС. без сюрпризів.

01 · Кому підходить

Кому підходить

Класичні кав’ярні з посадковими місцями

Take-away кав’ярні і кавомобілі

Міні-кафе з кав’ярнею і випічкою

Спешелті кав’ярні з обсмаженням зерна

02 · Специфіка ніші

Про цю спеціалізацію

Кав’ярня — це бізнес із трьома "червоними" темами одночасно: обов’язковий РРО з 2022 року, потенційно ліцензія на алкоголь (вино, ігристе, лікери) і кадри бариста з МЗП 8 647 грн. Помилка в будь-якій з них — штраф від 17 до 86 тис. грн. Я веду облік для кав’ярень з 2-3 столиків до мережі 5 точок — знаю, як легально працювати з мінімальним податковим навантаженням.

Кав’ярня у 2026 році — це бізнес під щонайменше трьома регуляторами: ДПС (РРО і ЄП), Держпродспоживслужба (ліцензія на алкоголь і санітарні норми) і Держпраці (оформлення бариста). Помилка в будь-якій точці — штраф. РРО обов’язковий з 2022 року, ліцензія на алкоголь коштує 8 000 грн/рік (Постанова КМУ №1187), за неоформленого бариста — 86 470 грн (10 МЗП). Я веду облік для кав’ярень з 2018 року: налаштовую ПРРО Checkbox з інтеграцією Poster, готую документи на алкогольну ліцензію, оформляю кадри і веду повний документообіг. За весь час жодного клієнта не зачепила перевірка Держпродспоживслужби або Держпраці.

Чи можна продавати вино без ліцензії на алкоголь?

Ні. Будь-який продаж алкоголю (вино, ігристе, лікери в каві) вимагає ліцензії. Вартість — 8 000 грн/рік (Постанова КМУ №1187). Без ліцензії — штраф 17 294 грн (2 МЗП) і вилучення товару.

РРО — окремий чек на кожен латте?

Так. Кожен розрахунок з клієнтом (готівка або картка) = фіскальний чек ПРРО. Інтегрую Checkbox з POS-системою кафе (Poster, Posterall) — чек формується автоматично з рецептури.

Бариста на стажуванні без зарплати — це законно?

Ні. Будь-який працівник у вашому штаті (навіть "на пробу 3 дні") має бути оформлений з МЗП. За неоформленого — 86 470 грн штрафу.

Постачальник зерна не дає податкову накладну — що робити?

На Г3 (5%) без ПДВ — це некритично. На Г3 (3% з ПДВ) — це втрата вхідного ПДВ. На ТОВ — обов’язково шукати ПДВ-постачальників.

03 · КВЕДи

КВЕДи для вашої галузі

Правильний КВЕД — основа легальної діяльності. Нижче — основні КВЕДи, які реєструю клієнтам цієї галузі.

Код	Назва і застосування	Рекомендація
56.10	Діяльність ресторанів, надання послуг мобільного харчування Основний КВЕД для кав’ярні з посадковими місцями і кавомобіля. Дозволяє продаж напоїв, випічки, легких страв.	Основний
56.30	Обслуговування напоями Окремий КВЕД для барів і кав’ярень з акцентом на напої (зокрема алкогольні). Потрібен при продажу вина/коктейлів.	Основний
47.11	Роздрібна торгівля в неспеціалізованих магазинах продуктами Якщо паралельно продаєте зерно/чай у пакуванні take-away як товари.	додатковий
47.81	Роздрібна торгівля з лотків продуктами Для кавомобілів і ярмаркових точок.	додатковий
10.83	Виробництво чаю та кави Якщо обсмажуєте зерно самі (мікроростер) і продаєте іншим закладам.	додатковий

04 · Група ЄП

Яку групу єдиного податку обрати

Вибір групи — найвпливовіше рішення для ваших податків. Помилка обходиться у 10–40% зайвих сплат щомісяця.

Г2 — фіксований платіж

НЕ підходить кав’ярні з алкоголем. Можливо для безалкогольної take-away.

4 496,44 грн/міс

Фіксована сума
До 10 найманих

Заборонено продаж алкоголю на Г1-2
Заборонено корпоратив (кейтеринг)
Ліміт 7 211 598 грн/рік

Рекомендую

Г3 — 5%

Класична кав’ярня з алкоголем або без, з обігом до 10 млн/рік.

5% + 1 902,34 ЄСВ + 1% ВЗ

Дозволено алкоголь з ліцензією
Корпоративи без обмежень
Ліміт 10 091 049 грн/рік

Не повертається вхідний ПДВ — переплата при високих ПДВ-витратах

ТОВ на ЄП 3% з ПДВ

Мережа 3+ точок або кав’ярня в ТРЦ з ПДВ-орендою.

3% + 20% ПДВ окремо (мінус вхідний)

Повертається вхідний ПДВ (оренда, поставки)
Можна кілька засновників і дивіденди
Немає особистої відповідальності

Місячна декларація з ПДВ
Дивіденди 9% ПДФО + 5% ВЗ

05 · РРО та ліцензії

РРО та ліцензування

ПРРО обов’язковий — інтегрую з Poster POS

Кожен розрахунок з клієнтом (готівка, картка, Apple Pay) = фіскальний чек ПРРО. Інтеграція Checkbox з Poster дозволяє формувати чек автоматично з рецептурою кожного напою. Штраф за роботу без ПРРО — 100% від суми операції перший раз, 150% повторно.

Виняток: Винятків для закладів харчування немає.

Ліцензія на алкоголь — 8 000 грн/рік

Будь-який продаж алкогольних напоїв (вино, ігристе, лікери, віскі) вимагає ліцензії Держпродспоживслужби. Вартість 8 000 грн/рік (Постанова КМУ №1187), термін отримання 10 робочих днів. Без ліцензії — штраф 17 294 грн (2 МЗП) і вилучення товару. Без алкоголю — ліцензія не потрібна.

Вартість

8 000 грн/рік

Строк

10 робочих днів

Орган

Держпродспоживслужба

06 · Податки

Скільки податків — реальні приклади

Розрахунки за актуальними ставками 2026: МЗП 8 647 грн, ЄСВ 1 902,34 грн, ВЗ 864,70 грн.

Кав’ярня take-away без алкоголю — Г3 (5%)

Дохід: 300 000 грн/міс

Єдиний податок (5%)15 000,00 грн

ЄСВ1 902,34 грн

Військовий збір (1%)3 000,00 грн

Зарплатні податки 2 бариста (МЗП)~11 000 грн

Разом на місяць30 902,34 грн

Ефективна ставка10,30%

Без алкоголю, 2 бариста-найманих на МЗП, ПРРО Checkbox + Poster.

Кав’ярня з вином у ТРЦ — ТОВ ЄП 3% з ПДВ

Дохід: 600 000 грн/міс

Єдиний податок (3%)18 000,00 грн

ПДВ 20% з продажу120 000,00 грн

ПДВ до повернення (оренда+постачання)−65 000,00 грн

Зарплатні податки 4 бариста~28 000 грн

Алкогольна ліцензія (8 000/12)667 грн

Разом на місяць101 667 грн

Ефективна ставка16,94%

Оренда в ТРЦ 80 000 грн/міс з ПДВ, постачальники на ПДВ — повернення 65 тис/міс.

07 · Типові помилки

Типові помилки і як їх уникнути

Це справжні ситуації, з якими підприємці цієї галузі звертаються до мене на відновлення обліку.

Помилка

Продаж вина без алкогольної ліцензії

Наслідок

Штраф 17 294 грн (2 МЗП) + вилучення товару + заборона діяльності до отримання ліцензії.

Як уникнути

Або повна відмова від алкоголю, або отримання ліцензії за 10 робочих днів. Готую документи.

Помилка

Бариста "на стажуванні" без оформлення

Наслідок

Перевірка Держпраці — 86 470 грн штрафу за кожного.

Як уникнути

Будь-який працівник у штаті — трудовий договір з МЗП 8 647 грн з першого дня.

Помилка

ПРРО не інтегрований з Poster — чеки пробивають вручну

Наслідок

Непереданий чек = 1 020 грн штрафу. При 150 чеків/день — 153 000 грн/добу теоретичного штрафу.

Як уникнути

Інтеграція Checkbox з Poster через API. Чек формується автоматично з рецептурою.

Помилка

Кав’ярня на Г2 продає алкоголь

Наслідок

Заборона ЄП Г1-2 для торгівлі алкоголем — перехід на загальну систему примусово + штраф.

Як уникнути

З алкоголем — тільки Г3 (5%) або ТОВ. Г2 без алкоголю.

Помилка

Готівка з виторгу не здається в банк, залишається понад 50 000 грн/день

Наслідок

Порушення ліміту НБУ — штраф 25% від суми перевищення.

Як уникнути

Веду облік щоденного готівкового виторгу. Інкасація в банк при наближенні до ліміту.

Що змінилось у 2026 для вашої галузі

Слідкую за всіма змінами і вчасно адаптую облік клієнтів.

З 1 січня 2026

МЗП 8 647 грн

Зарплата бариста — мінімум 8 647 грн + ~5 460 грн зарплатних податків = ~14 107 грн витрат на одного.

З 2027

ПДВ для ФОП понад 1 млн грн

Більшість кав’ярень з виторгом 100 000+ грн/міс впадуть під ПДВ. Готую перехід на ТОВ або реєстрацію платником ПДВ заздалегідь.

08 · Послуги

Що входить у роботу

Реєстрація ФОП Г3 або ТОВ з КВЕД 56.10, 56.30

Ліцензія на алкоголь — підготовка документів

Інтеграція ПРРО Checkbox з POS Poster

Кадровий облік бариста — трудові договори, графіки

Облік списання продуктів, інвентаризація

Місячна звітність, квартальні декларації

Пов’язані послуги

Бухгалтер для ФОП на єдиному податку — онлайн по всій Україні

Вся звітність для ФОП 1, 2 і 3 групи — без стресу, дедлайнів і штрафів. Ви займаєтесь бізнесом, я — паперами.

Детальніше →

Бухгалтер для ресторану і кафе — HoReCa облік онлайн

Бухгалтерія для ресторанів та кафе — від відкриття з нуля до щоденного обліку з урахуванням специфіки HoReCa.

Детальніше →

Налаштування РРО та ПРРО з нуля — Checkbox і Vchasno за день

Підключаємо РРО або ПРРО з нуля — реєстрація в ДПС, налаштування програми, інтеграція з еквайрингом і навчання касира. Готово за 1-3 дні.

Детальніше →

09 · FAQ

Часті запитання

Яка група ЄП для кав’ярні?

Г3 5% — у 90% випадків. Г2 не підходить, якщо ви продаєте алкоголь (заборонено на Г1-2 з 2021 року). ТОВ на ЄП 3% з ПДВ — для мережі або при оренді в ТРЦ із ПДВ-договором.

Чи треба ліцензія на алкоголь?

Так, якщо продаєте будь-який алкоголь: вино, ігристе, шампанське, лікери, віскі-кава. Ліцензія коштує 8 000 грн/рік. Видається Держпродспоживслужбою за 10 робочих днів. Я готую документи.

РРО обов’язковий від першого дня?

Так. З 2022 року будь-який заклад харчування з готівковими або картковими розрахунками = ПРРО з першого чека. ПРРО Checkbox — 0 грн встановлення.

Як оформити бариста?

Трудовий договір з МЗП 8 647 грн. Зарплатні податки на одного: ЄСВ 22% + ВЗ 5% + ПДФО 18% = ~14 100 грн загальних витрат на бариста з МЗП. Якщо платите більше — більше і податків.

Облік молока, зерна, сиропів — як вести?

На Г3 без ПДВ — спрощений товарний облік (надходження + списання). На ТОВ — повноцінний з картками складського обліку. Я веду через Poster (POS) — він автоматично списує продукти за рецептурою кожного напою.

Скільки коштує ведення кав’ярні у вас?

Від 1 500 грн/міс для соло-кав’ярні з 1-2 бариста і без алкоголю. 2 500-4 000 грн/міс для кав’ярні з алкоголем і 3+ працівниками. 5 000+ для мережі 3+ точок. Перша консультація безкоштовна.

Що буде, якщо ДПС проведе контрольну закупку без ПРРО?

Кав'ярня — найчастіший об'єкт контрольних закупок у HoReCa. Інспектор приходить як звичайний клієнт, купує каву + круасан за 150 грн, чекає фіскальний чек. Якщо чека немає — протокол на місці. Штраф за роботу без ПРРО — 100% від суми операції перший раз, 150% повторно (Закон №265). На обороті 80 000 грн/міс за рік неоформлених продажів донарахування виходить 960 000 грн штрафу. Якщо взагалі ФОП не зареєстровано — додатково 86 470 грн (10 МЗП) за неоформлений дохід + 18% ПДФО + 5% ВЗ за весь період + штраф 25% (перший раз) або 50% (повторно). За неоформленого бариста — ще 86 470 грн. ФОП Г3 (5%) + ПРРО Checkbox (безкоштовно) + офіційний бариста на МЗП — це 8 000–14 000 грн/міс податків і повний легальний захист. Контрольну закупку проходимо без жодного шансу для протоколу.

10 · Ще