Яке перше правило — не ігнорувати?
Будь-який лист від ДПС — це офіційна комунікація, яка вимагає або дії, або хоча б усвідомленого рішення «нічого не робити». Ігнорування листів від ДПС — одна з найбільш дорогих помилок підприємців: пропущені строки відповіді перетворюють вирішуваних проблему на серйозний борг або штраф.
Де ДПС надсилає листи
- Кабінет платника (cabinet.tax.gov.ua) — основний канал. Лист вважається отриманим з моменту появи в кабінеті, навіть якщо ви не заходили.
- Поштою рекомендованим листом — якщо ви не зареєстровані в кабінеті або обрали паперовий формат листування
- Особисто під підпис — при виїзних перевірках або особливо важливих повідомленнях
Як виглядає Запит про надання пояснень і документів?
Найпоширеніший тип листа. ДПС може запитати пояснення по будь-якій операції або звітному показнику. Це ще не перевірка і не звинувачення — це запит інформації.
Строк відповіді: 15 робочих днів з дати отримання (ст. 73.3 ПКУ). Пропущений строк = штраф 340 грн за перше порушення і 1 020 грн за повторне.
Структура відповіді на запит пояснень
- Вступ: «У відповідь на запит від [дата] №[номер] про надання пояснень щодо [предмет]...»
- Суть пояснення: чіткий і конкретний опис ситуації. Хто, що, коли, на якій підставі. Без зайвих деталей.
- Посилання на норми: якщо є — вкажіть статті ПКУ або інших законів, що підтверджують вашу позицію
- Перелік додатків: список документів що додаєте
Документи що додають до пояснень: договори, акти виконаних робіт, накладні, виписки з банку, платіжні доручення — все що підтверджує ваші слова. Краще надати більше ніж менше.
Способи подачі відповіді
- Через кабінет платника (рекомендований спосіб — є підтвердження і реєстраційний номер)
- Поштою рекомендованим листом з описом вкладення і повідомленням про вручення
- Особисто в ДПС під підпис на копії з датою і реєстраційним номером
Як виглядає Податкове повідомлення-рішення (ППР)?
ППР — це документ, яким ДПС нараховує вам додатковий податок або штраф. Наприклад: «за результатами аналізу виявлено недоплату ЄП в сумі 3 500 грн, нараховано штраф 875 грн (25%), пеню 430 грн». ППР — серйозний документ, що вимагає чіткої реакції.
Що перевірити в ППР
- Правильність суми: порахуйте самостійно або разом із бухгалтером
- Строк позовної давності: 1 095 днів (3 роки). ДПС не може перевіряти і донараховувати за більш ранні періоди.
- Підстава нарахування: посилання на норму закону має бути конкретним
- Дотримання процедури: чи надавали вам можливість надати пояснення до нарахування?
Строки оскарження ППР
Адміністративне оскарження: 10 робочих днів з дати узгодження ППР. «Узгодженим» ППР стає або після спливу строку оскарження, або якщо ви самі погодились з ним. До моменту узгодження — рішення не підлягає примусовому виконанню. Після — ДПС може стягнути борг через виконавчу службу або арешт рахунку.
- Погодились і сплачуєте: оплатіть у строк, зазначений у ППР
- Оскаржуєте адміністративно: подайте скаргу до вищестоящого органу ДПС у 10-денний строк
- Оскаржуєте судово: строк 1095 днів, але краще одночасно з адміністративним оскарженням
Як виглядає Повідомлення про перевірку?
Планова перевірка
ДПС зобов'язана повідомити вас за 10 робочих днів до початку планової перевірки. Повідомлення надсилається через кабінет платника або поштою. Планова перевірка включається до плану-графіку перевірок, який публікується на сайті ДПС.
Позапланова перевірка
Позапланова перевірка може початись з попередженням за 2 робочі дні або без попередження (у виняткових випадках, встановлених ПКУ). Підстави для позапланової перевірки: звернення третіх осіб, ваша декларація містить ознаки заниження доходів, закінчення строку дії відстрочення тощо.
Ваші права при перевірці
- Вимагати оригінальне направлення на перевірку та службові посвідчення перевіряючих
- Відмовити у проведенні перевірки якщо перевіряючі не пред'явили документи
- Бути присутнім при перевірці особисто або через представника
- Отримати копію акту перевірки і надати письмові заперечення у 10-денний строк
Які ще типи листів і зведена таблиця строків?
Інформаційні листи
ДПС регулярно надсилає листи-роз'яснення про зміни в законодавстві, нові форми декларацій, зміни КБК. Ці листи не потребують відповіді, але їх варто читати — там часто є важлива практична інформація.
Запрошення для надання пояснень (особисто)
Запрошення до ДПС для особистого надання пояснень — це не обов'язково, але краще прийти. Якщо ігнорувати запрошення, ДПС може призначити позапланову перевірку. Якщо прийдете — маєте право дізнатись предмет розмови заздалегідь і прийти з бухгалтером або юристом.
| Тип листа | Строк відповіді | Що робити |
|---|---|---|
| Запит пояснень і документів | 15 робочих днів | Підготувати і надати відповідь з документами |
| Податкове повідомлення-рішення (ППР) | 10 робочих днів для оскарження | Перевірити суму, погодитись або оскаржити |
| Повідомлення про планову перевірку | — (повідомлення надається за 10 р.д.) | Підготувати документи для перевірки |
| Повідомлення про позапланову перевірку | — (за 2 р.д. або без попередження) | Вимагати документи перевіряючих |
| Запрошення для надання пояснень | Добровільно, але краще прийти | З'явитись або надіслати письмові пояснення |
| Інформаційний лист | Не потребує відповіді | Прочитати і врахувати |
Типові помилки при реагуванні на листи ДПС
- Ігнорування через «мабуть само розсмокчеться» — ніколи не розсмокчеться
- Відповідь без документів — слова без доказів не переконують ДПС
- Надання зайвої інформації — відповідайте лише на те, що запитують
- Відсутність підтвердження відправки — не можете довести що відповіли
- Пропуск строків — найдорожча помилка