Бухгалтерський облік звучить страшно, але насправді це система запису всього, що відбувається з грошима і майном бізнесу. Простіше — це «щоденник фінансів» компанії. Розберемо, навіщо він потрібен, як ведеться і чи можна обійтися без бухгалтера.
Що таке бухгалтерський облік простими словами?
Уявіть, що ви ведете сімейний бюджет: записуєте, скільки заробили, скільки витратили, скільки відклали. Бухоблік бізнесу — це той же бюджет, але детальніше і за офіційними правилами. Кожна копійка, кожен договір, кожен товар на складі — все відображається в обліку.
Навіщо це потрібно?
Три причини:
- Для держави — звітність, податки, перевірки.
- Для вас — розуміти, скільки реально заробляєте і де гроші тікають.
- Для бізнес-рішень — кредит, інвестори, продаж бізнесу — все базується на даних обліку.
Що ведеться в обліку?
- Доходи — всі надходження (від клієнтів, продажів, послуг).
- Витрати — оренда, зарплата, матеріали, послуги.
- Активи — обладнання, товари, запаси, гроші.
- Зобов’язання — кредити, заборгованість постачальникам, неоплачена зарплата.
- Капітал — власні кошти, прибуток, інвестиції власників.
Як вести облік ФОП vs ТОВ — велика різниця?
| Параметр | ФОП спрощена | ФОП загальна | ТОВ |
|---|---|---|---|
| Складність | Низька | Середня | Висока |
| Що вести | Книгу обліку доходів (необов’язково з 2021) | Облік доходів і витрат | Повний бухоблік |
| Звітність | 1-4 декларації на рік | 4-12 звітів на рік | 10-50+ звітів на рік |
| Можна самостійно | Так, якщо є час | Складно | Майже неможливо без знань |
| Вартість бухгалтера | 800-1 500 грн/міс | 2 000-3 500 грн/міс | 5 000-15 000+ грн/міс |
Основні поняття у бухгалтерії
- Дохід — гроші або вартість, які надійшли.
- Витрати — гроші, які пішли на діяльність.
- Прибуток = Дохід − Витрати.
- Баланс — звіт «що є» (активи) і «звідки» (капітал + борги). Завжди сходяться.
- Каса і рахунок — два «вмістилища» грошей бізнесу.
- Первинні документи — чеки, акти, накладні, що підтверджують операції.
Чи можна вести облік самостійно?
ФОП спрощена — так, якщо у вас прості операції (отримуєте гроші на рахунок, не маєте найманих, один-два КВЕД). Потрібно: контролювати дохід для ліміту, сплачувати ЄП + ЄСВ + ВЗ, подавати декларації.
ФОП на загальній — теоретично можливо, але складно. Облік витрат, чисті доходи, авансові платежі ПДФО — багато нюансів.
ТОВ — без бухгалтера або спеціальних знань майже неможливо. Подвійний запис, баланс, фінансова звітність — вимагає освіти або багатого досвіду.
У чому ведуть облік
- 1С 8 Бухгалтерія — стандарт для ТОВ.
- Medoc — для подачі звітності в ДПС.
- BAS Бухгалтерія — нова версія 1С.
- Excel або Google Sheets — підходить для маленького ФОП.
- Mono для бізнесу, Privat24 Business — банки дають базовий облік безкоштовно.
Яких помилок уникати самостійного обліку?
- Прийом коштів на особисту картку замість ФОП — порушення.
- Не відстеження ліміту доходу — раптом перевищили Г2 на 100 000 грн, штраф 25%.
- Втрата чеків і документів — нічим довести витрати ФОП на загальній.
- Несвоєчасна подача декларацій — штраф 340-1 020 грн.
- Невірний КБК при сплаті — гроші «висять», числиться борг.
Часті питання
Чи обов’язково ФОП вести бухоблік?Для спрощеної — з 2021 року Книга обліку доходів НЕ обов’язкова. Але контроль доходів і витрат для власних цілей — корисний.
Скільки часу займає облік ФОП?Спрощена з найманим — 5-10 годин на місяць. Без найманих — 2-3 години. ТОВ — 20-40 годин залежно від оборотів.
Чи можна змінити бухгалтера в середині року?Так. Передача справ — 1-2 тижні. Я приймала клієнтів від інших бухгалтерів багато разів, процес стандартний.